AI workflow automation for SMEs

KI-Workflow-Automatisierung für KMU

Automate the admin work your team repeats every day. Automatisieren Sie die Admin-Arbeit, die Ihr Team jeden Tag wiederholt.

Nxterion helps German and EU small businesses adopt AI through practical consulting, workflow automation and custom AI solutions, starting with the admin work your team repeats every day. Nxterion hilft deutschen und europäischen KMU, KI durch praktische Beratung, Workflow-Automatisierung und individuelle KI-Lösungen einzusetzen, beginnend mit der Admin-Arbeit, die Ihr Team täglich wiederholt.

Discuss one workflowEinen Workflow besprechen See the packagePaket ansehen
1
workflow first, not a large AI projecterst ein Workflow, kein großes KI-Projekt
7-14d
typical package timeline after scope is agreedtypischer Paketzeitraum nach abgestimmtem Umfang
€1,250+
starting price for a fixed-scope workflow packageStartpreis für ein klar begrenztes Workflow-Paket
Built forGebaut für GERMAN SMEsDEUTSCHE KMU EU SERVICE BUSINESSESEU-DIENSTLEISTER ADMIN-HEAVY TEAMSADMIN-STARKE TEAMS OWNER-LED COMPANIESINHABERGEFÜHRTE FIRMEN

Services and use casesLeistungen und Anwendungen

AI services built around real business workflowsKI-Leistungen rund um echte Geschäftsabläufe

We keep the broad AI capability visible for search and LLM discovery, but the buying path stays simple: start with one workflow, then expand into consulting, AI assistants or custom solutions when there is proof. Die breite KI-Kompetenz bleibt für Suche und LLM-Auffindbarkeit sichtbar, aber der Kaufweg bleibt einfach: mit einem Workflow starten und danach bei Beweis in Beratung, KI-Assistenten oder individuelle Lösungen erweitern.

01

AI workflow automationKI-Workflow-Automatisierung

Classify incoming messages, draft replies, extract key details and route requests to the right person with human approval before sending.Eingehende Nachrichten klassifizieren, Antwortentwürfe erstellen, wichtige Details extrahieren und Anfragen mit Freigabe an die richtige Person weiterleiten.

  • Customer inquiry triageKundennachfragen sortieren
  • Reply drafts for common questionsAntwortentwürfe für häufige Fragen
  • Follow-up remindersFollow-up-Erinnerungen
02

Document and data automationDokumenten- und Datenautomatisierung

Turn PDFs, forms, emails and attachments into structured data for spreadsheets, CRMs or internal tools.PDFs, Formulare, E-Mails und Anhänge in strukturierte Daten für Tabellen, CRMs oder interne Tools umwandeln.

  • PDF to spreadsheet workflowsPDF-zu-Tabelle-Workflows
  • Data checks and missing-field flagsDatenprüfung und fehlende Felder
  • CRM or tool updatesCRM- oder Tool-Updates
03

AI consulting and custom solutionsKI-Beratung und individuelle Lösungen

Collect data from recurring sources, prepare weekly summaries and create drafts your team can review before sharing.Daten aus wiederkehrenden Quellen sammeln, wöchentliche Zusammenfassungen vorbereiten und Entwürfe zur Prüfung erstellen.

  • Weekly status reportsWöchentliche Statusberichte
  • Meeting notes to tasksMeetingnotizen zu Aufgaben
  • Internal knowledge answersAntworten aus internem Wissen

Starter offerStartangebot

Workflow Automation Starter PackageWorkflow-Automatisierungs-Paket

A fixed-scope package to automate one repetitive admin task without turning it into a large software project. Ein klar begrenztes Paket, um eine wiederkehrende Admin-Aufgabe zu automatisieren, ohne daraus ein großes Softwareprojekt zu machen.

01

MapErfassen

We document the current workflow, tools, data, owners and approval points.Wir dokumentieren den aktuellen Workflow, Tools, Daten, Verantwortliche und Freigabepunkte.

02

ScopeAbgrenzen

We choose one workflow with clear inputs, outputs and success criteria.Wir wählen einen Workflow mit klaren Eingaben, Ausgaben und Erfolgskriterien.

03

BuildBauen

We connect the tools, add automation or AI where useful and test with real examples.Wir verbinden die Tools, ergänzen Automatisierung oder KI dort, wo es sinnvoll ist, und testen mit echten Beispielen.

04

HandoverÜbergabe

Your team gets a working workflow, short instructions and a review process for safer use.Ihr Team erhält einen funktionierenden Workflow, kurze Anweisungen und einen Prüfprozess für sicherere Nutzung.

PricingPreise

Simple starting prices for validationEinfache Startpreise zur Validierung

Start small. Pay for one clear result before committing to bigger AI or automation work. Klein starten. Für ein klares Ergebnis bezahlen, bevor größere KI- oder Automatisierungsarbeit beginnt.

1

Automation AssessmentAutomatisierungs-Analyse

From €249
Workflow review, automation recommendation and clear next step.Ab €249
Workflow-Prüfung, Automatisierungsempfehlung und klarer nächster Schritt.

2

Workflow Automation Starter PackageWorkflow-Automatisierungs-Paket

From €1,250
Build and hand over one fixed-scope workflow automation.Ab €1.250
Ein klar begrenzter Workflow wird gebaut und übergeben.

3

Monthly CareMonatliche Betreuung

From €300/month
Monitoring, small fixes, prompt changes and workflow improvements.Ab €300/Monat
Monitoring, kleine Korrekturen, Prompt-Anpassungen und Workflow-Verbesserungen.

Final pricing depends on tools, data access, integrations, approval steps and support needs. Der finale Preis hängt von Tools, Datenzugang, Integrationen, Freigabeschritten und Supportbedarf ab.

Delivery principlesUmsetzungsprinzipien

Automation first, AI where it helpsAutomatisierung zuerst, KI dort, wo sie hilft

Not every problem needs an AI model. The goal is a reliable workflow your team can use and maintain. Nicht jedes Problem braucht ein KI-Modell. Das Ziel ist ein zuverlässiger Workflow, den Ihr Team nutzen und pflegen kann.

A

Human reviewMenschliche Prüfung

Customer-facing replies, sensitive data and important record changes stay reviewable.Kundennahe Antworten, sensible Daten und wichtige Datensatzänderungen bleiben prüfbar.

B

Existing toolsBestehende Tools

We work around your current setup first, such as email, Microsoft 365, Google Workspace, spreadsheets, CRM or forms.Wir arbeiten zuerst mit Ihrem bestehenden Setup, etwa E-Mail, Microsoft 365, Google Workspace, Tabellen, CRM oder Formularen.

C

GDPR-compliant setupDSGVO-konforme Umsetzung

We minimise data, document flows and use EU hosting or local options where the use case requires it.Wir minimieren Daten, dokumentieren Datenflüsse und nutzen EU-Hosting oder lokale Optionen, wenn der Anwendungsfall es erfordert.

D

Small scopeKleiner Umfang

One workflow first. If it works, we improve or add the next workflow.Erst ein Workflow. Wenn er funktioniert, verbessern wir ihn oder ergänzen den nächsten Workflow.

Why NxterionWarum Nxterion

Built for cautious, practical SME adoptionGebaut für vorsichtige, praktische KI-Einführung im Mittelstand

↺

Vendor-neutralHerstellerneutral

We choose the tool or model based on the task, data risk, cost and maintenance needs.Wir wählen Tool oder Modell nach Aufgabe, Datenrisiko, Kosten und Wartungsaufwand.

§

Data protection awareDatenschutzbewusst

We plan around data minimisation, documented flows, access control and AVV/DPA needs.Wir planen mit Datensparsamkeit, dokumentierten Datenflüssen, Zugriffskontrolle und AVV/DPA-Anforderungen.

✓

Outcome over hypeErgebnis statt Hype

You get a workflow your team can test, review and improve, not a vague AI strategy.Sie erhalten einen Workflow, den Ihr Team testen, prüfen und verbessern kann, keine vage KI-Strategie.

QuestionsFragen

Frequently askedHäufige Fragen

Straight answers about the first workflow, pricing and data protection. Ask Noa bottom-right for quick website answers. Klare Antworten zum ersten Workflow, zu Preisen und Datenschutz. Fragen Sie Noa unten rechts für schnelle Website-Antworten.

Nxterion helps small and medium businesses adopt AI through AI consulting, workflow automation, business process automation and custom AI solutions. The practical starting point is usually one repetitive admin workflow. Nxterion hilft kleinen und mittleren Unternehmen bei KI-Einführung, Workflow-Automatisierung, Geschäftsprozessautomatisierung und individuellen KI-Lösungen. Der praktische Startpunkt ist meistens ein wiederkehrender Admin-Workflow.
It is a fixed-scope package to map, build, test and hand over one practical workflow automation. It is designed for one clear business process, not a broad transformation project. Es ist ein klar begrenztes Paket, um eine praktische Workflow-Automatisierung zu erfassen, zu bauen, zu testen und zu übergeben. Es ist für einen klaren Geschäftsprozess gedacht, nicht für ein breites Transformationsprojekt.
The Automation Assessment starts from €249, the Workflow Automation Starter Package starts from €1,250, and Monthly Care starts from €300 per month. Final pricing depends on tools, integrations and support needs. Die Automatisierungs-Analyse startet ab €249, das Workflow-Automatisierungs-Paket ab €1.250 und die monatliche Betreuung ab €300 pro Monat. Der finale Preis hängt von Tools, Integrationen und Supportbedarf ab.
We design projects around GDPR requirements: data minimisation, documented data flows, human review, EU hosting options and AVV/DPA where needed. Specific GDPR compliance depends on the final workflow setup, data types and client approval. Wir arbeiten DSGVO-bewusst: Datensparsamkeit, dokumentierte Datenflüsse, menschliche Prüfung, EU-Hosting-Optionen und AVV/DPA bei Bedarf. Die konkrete Compliance hängt vom finalen Workflow-Setup ab.
Yes. Nxterion provides AI consulting, workflow automation, custom AI assistants, AI agents, RAG applications, prompt engineering support and practical AI training. For early projects, we still recommend starting with one measurable workflow. Ja. Nxterion bietet KI-Beratung, Workflow-Automatisierung, individuelle KI-Assistenten, KI-Agenten, RAG-Anwendungen, Prompt-Engineering-Unterstützung und praktische KI-Schulungen. Für frühe Projekte empfehlen wir trotzdem den Start mit einem messbaren Workflow.
Yes, when it fits the use case. Local models can help with data control, but they are not always the best choice for quality, speed or maintenance. We recommend the setup based on the workflow. Ja, wenn es zum Anwendungsfall passt. Lokale Modelle können bei Datenkontrolle helfen, sind aber nicht immer die beste Wahl für Qualität, Geschwindigkeit oder Wartung. Wir empfehlen das Setup nach Workflow.

Find one workflow worth automating.Finden Sie einen Workflow, der sich lohnt.

Send the task your team repeats most. We will tell you if it is a good automation candidate.Senden Sie die Aufgabe, die Ihr Team am häufigsten wiederholt. Wir sagen Ihnen, ob sie ein guter Kandidat für Automatisierung ist.

Discuss your workflowWorkflow besprechen

Get in touchKontakt

Tell us the workflow you want to reduceBeschreiben Sie den Workflow, den Sie reduzieren möchten

Share the repetitive task, tools involved and current time spent. We will reply within one business day.Teilen Sie die wiederkehrende Aufgabe, beteiligte Tools und den aktuellen Zeitaufwand. Wir antworten innerhalb eines Werktags.

Thanks, message received.Danke, Nachricht erhalten.

We'll get back to you within one business day.Wir melden uns innerhalb eines Werktags.

Noa